Nell’era digitale, la privacy è essenziale per le organizzazioni, incluse le palestre e i centri fitness che sono tenute ad adeguarsi alla normativa in materia di protezione dei dati personali per essere conformi al GDPR e proteggere i dati di clienti, utenti, dipendenti e fornitori. Rispettare la normativa sulla privacy non solo è un obbligo legale, ma offre anche l’opportunità di costruire la fiducia dei clienti, migliorare la reputazione aziendale e ottenere vantaggi economici.
Vediamo come le palestre possono adeguarsi alla normativa e proteggere i dati personali che trattano ogni giorno.
Tipologie di dati personali raccolti dalle palestre
Le palestre trattano diversi dati personali, tra cui dati particolari, come i dati sanitari.
Ecco le principali categorie di dati raccolti:
- Dati personali comuni: nome, indirizzo, dati di contatto.
- Dati particolari: informazioni sullo stato di salute, dati biometrici.
- Dati di accesso e utilizzo: informazioni raccolte in relazione agli ingressi e all’uso di servizi (es. badge, app di prenotazione, ecc.).
Principi del GDPR applicabili alle palestre
Secondo l’articolo 5 del GDPR, le organizzazioni, comprese le palestre, sono tenute a rispettare i seguenti principi fondamentali nel trattamento dei dati personali:
- Liceità, correttezza e trasparenza: gli interessati devono essere informati chiaramente sulle modalità di trattamento dei propri dati.
- Limitazione della finalità: i dati devono essere raccolti solo per scopi specifici e legittimi.
- Minimizzazione dei dati: raccogliere solo i dati necessari per la finalità dichiarata.
- Esattezza: mantenere i dati aggiornati ed eventualmente è necessario rettificare i dati inesatti rispetto alle finalità per le quali sono trattati.
- Limitazione della conservazione: i dati non devono essere conservati oltre il tempo necessario.
- Integrità e riservatezza: i dati devono essere protetti da accessi non autorizzati o possibili perdite.
Misure di adeguamento privacy per le palestre
Per adeguarsi al GDPR, i centri di fitness e le palestre dovrebbero adottare una serie di misure di sicurezza e predisporre specifici documenti per essere conformi alla normativa:
- Valutazione del rischio: identificare e valutare i rischi associati al trattamento dei dati.
- Registro dei trattamenti: redigere e mantenere aggiornato un registro dettagliato delle operazioni di trattamento dei dati.
- Informativa privacy: fornire una informativa chiara e accessibile ai membri della palestra.
- Gestione dei diritti degli interessati: consentire ai clienti di poter esercitare i propri diritti (accesso, rettifica, cancellazione, ecc.).
- Contratti con i fornitori: adeguare e sottoscrivere contratti con i fornitori che rispettino la normativa.
- Formazione del personale: educare e sensibilizzare il personale su come gestire correttamente i dati personali.
- Nomina del DPO: designare un Data Protection Officer (DPO) se necessario.
Trattamento dei dati sanitari nelle palestre
Uno degli aspetti più delicati per le palestre è il trattamento dei dati sanitari, come i certificati medici che attestano l’idoneità fisica dei clienti. Questi dati, considerati particolari dal GDPR, devono essere trattati con la massima cura e sicurezza.
Per «dati relativi alla salute», compresi nella categoria di dati particolari, si intendono
“i dati personali attinenti alla salute fisica o mentale di una persona fisica, compresa la prestazione di servizi di assistenza sanitaria, che rivelano informazioni relative al suo stato di salute”
Le palestre, a fini pratici, spesso raccolgono dati personali dei loro utenti che rivelano informazioni relative alla salute del soggetto come, le condizioni di salute, dati relativi alle condizioni fisiche (peso, bia) e le preferenze di allenamento. Tuttavia, se la palestra non adotta misure di sicurezza adeguate, ad esempio conservando i dati particolari in fascicoli cartacei o su pc senza alcuna protezione (es. password) una perdita o una sottrazione di essi potrebbe compromettere la privacy degli utenti.
In caso di violazione, gli utenti perderebbero il controllo sui propri dati, e la palestra potrebbe incorrere in sanzioni elevate e subire danni reputazionali.
Trattamento dati biometrici di dipendenti e collaboratori
All’interno dei centri fitness vengono spesso utilizzati sistemi di riconoscimento biometrico per automatizzare alcuni processi aziendali, comportando un trattamento di dati biometrici che deve essere lecito e conforme al regolamento privacy. Un esempio di trattamento illecito si è verificato in una società che ha adottato modalità di rilevazione delle presenze basate sulle impronte digitali, non rispettando la disciplina in materia di protezione dei dati personali. La società non aveva informato correttamente i propri dipendenti, violando i principi di liceità, necessità e proporzionalità. Questa inosservanza della normativa ha comportato una sanzione amministrativa di 20.000 euro. Ricordiamo che il trattamento dei dati biometrici è consentito solo
“nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell’Unione o degli Stati membri, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell’interessato”
Art. 9, par.2, lettera b – GDPR
Diffusione di foto e video: il consenso è obbligatorio
Le palestre spesso utilizzano foto e video di clienti, dipendenti e collaboratori per la promozione sui social media e siti web. Questo tipo di trattamento richiede un consenso specifico e informato da parte dei soggetti interessati. Non è sufficiente ottenere il consenso una sola volta; è necessario raccoglierlo per la pubblicazione e per ogni altra finalità distinta.
Il consenso assicura controllo sui propri dati evitando una divulgazione non autorizzata di essi. Ogni volta che un diritto o una libertà vengono violate, il soggetto interessato, ha sempre il diritto e il potere di chiedere il risarcimento dei danni per la violazione subita (art. 82 GDPR, art. 47 Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea).
Videosorveglianza nelle palestre: requisiti di conformità GDPR
L’installazione e la gestione di sistemi di videosorveglianza nei luoghi di fitness deve avvenire nel rispetto delle normative del GDPR. Tra le misure necessarie per assicurare la conformità, vi è la necessità di valutare i rischi legati alla videosorveglianza, informare in modo chiaro e trasparente tutte le persone coinvolte circa le modalità di videoregistrazione e designare persone responsabili per la gestione dei dati raccolti attraverso le telecamere.
Nel caso in cui venga rilevata una violazione delle disposizioni del Regolamento, il Garante può prescrivere misure correttive e sanzioni amministrative pecuniarie che possono anche il 4% del fatturato annuo dell’azienda (nel caso di note catene multinazionali, dunque, si tratta anche di cifre a sei zeri). Anche ridimensionando il discorso a realtà meno strutturate, si tratta comunque di potenziali costi non preventivati che possono sottrarre risorse ai progetti di business e, in generale, alla gestione ordinaria dell’azienda.
A titolo di esempio riportiamo il caso di una società del settore fitness che aveva installato un impianto di videosorveglianza all’interno della propria struttura senza rispettare le garanzie richieste, come la segnalazione adeguata delle aree videosorvegliate, è stata sanzionata dal Garante privacy. Questa negligenza ha portato una sanzione amministrativa pecuniaria pari a 3.000,00 euro.
A questo link sono riportare alcune delle sanzioni comminate dal Garante.
Chi gestisce una palestra dovrebbe comprendere che l’adozione di misure di privacy non è solo un adempimento burocratico, ma un servizio essenziale che richiede aggiornamenti e adeguamenti costanti. Non basta fornire un modulo “a norma” da archiviare: una gestione attenta e continuativa della privacy consente di costruire un rapporto di fiducia con i clienti contribuendo così al successo a lungo termine della palestra.
In sintesi, la conformità alle normative, insieme a una attenta gestione dei rischi è fondamentale per evitare gravi e costose conseguenze, tra cui sanzioni amministrative pecuniarie cospicue, danni reputazionali e costi legali elevati.
